Le temps passé à répondre aux mails s'accroît au fur et à mesure. Une charte a été créée pour tenter de résoudre ce problème, avec de nombreux conseils.
Beaucoup d’études arrivent au même constat : nous passons beaucoup trop de temps à répondre aux mails, ce qui, souvent, nuit à notre productivité. Le temps passé à répondre aux courriels dépasse le temps utilisé pour en envoyer un. Une charte a été créée pour tenter de résoudre ce problème, et en voici les dix points :
1) Respecter le temps du destinataire est la règle fondamentale. C’est à l’expéditeur qu’il incombe la responsabilité de minimiser le temps de traitement de l’email, même si cela prend plus de temps à l’envoi.
2) La lenteur et la brièveté ne sont pas une insulte. Vu le grand nombre d’emails auquel nous devons faire face, les réponses ne se doivent pas d’être immédiates et exhaustives en répondant à toutes vos questions. Ne le prenez pas personnellement, mais il y a une vie en dehors des emails.
3) La clarté est votre plus grande amie. Le champ sujet doit clairement identifier le thème, et peut être même inclure une catégorie de statut, comme [Info] ou [Priorité basse]. Utilisez un style concis, sans fioritures. Si le mail doit être plus long que cinq phrases, la première doit fournir la raison d’être de celui-ci. Evitez les polices de caractères insolites et les couleurs.
4) Rejetez les questions ouvertes. Envoyer quatre longs paragraphes au style ampoulé suivis de « Qu’en pensez-vous ? », c’est beaucoup demander à votre destinataire. Même les questions bien intentionnées, mais ouvertes, comme « Comment puis-je aider ? », ne sont souvent pas d’un grand secours. Mieux vaut utiliser des questions simplifiées et faciles à répondre, comme : « Je pourrais aider au mieux en a) appelant b) y allant c) restant en dehors de tout ça ?)
5) Enlevez les copies en surplus. Pour chaque destinataire que vous ajoutez, vous multipliez dramatiquement le temps de réponse global. Lorsqu’il y a plusieurs destinataires, n’utilisez pas « répondre à tous » en permanence, par défaut. Peut-être que vous n’avez besoin de mettre en copie que deux personnes de la liste. Voire personne…
6) Evitez les fils trop longs. Certains emails ont besoin du contexte pour être compris. Ce qui implique d’inclure le fil de messages auquel vous répondez. Mais il est rare que le fil en question ait besoin de dépasser les 3 précédents mails. Avant d’envoyer, coupez ce qui n’est pas pertinent. Ou, à la place, réfléchissez à passer un coup de fil à la place.
7) Les pièces jointes, c’est mal. N’utilisez pas de logos ou signatures qui apparaissent comme pièces jointes. Cela fait perdre du temps à comprendre s’il y a quelque chose à ouvrir. Et c’est encore pire si vous envoyez un texte en pièce jointe qui aurait pu être inclus dans le corps du mail.
8) Si votre courriel peut être exprimé en quelques mots, mettez-les juste dans le champ « sujet », suivi de FDM (pour Fin Du Message). Ceci évitera au destinataire d’ouvrir le mail. Et finir le message par « Pas besoin de répondre » (ou PBDR) se révèlera un énorme acte de générosité pour votre correspondant.
9) Vous n’avez pas besoin de répondre à tous les emails, surtout ceux qui sont déjà des réponses claires. Un mail disant « Merci de ton avis, je suis pour » ne demande pas de réponse. Celle-ci vous coûtera juste 30 secondes de plus.
10) Et, enfin, déconnectez-vous. Si nous passons moins de temps à envoyer des emails, nous recevrons moins d’emails ! Aménagez-vous des plages de temps où vous vous interdisez l’accès à votre messagerie, et même parfois des week-end entiers. Utilisez des réponses automatiques pour que vos contacts soient alertés de ces « congés d’emails », et profitez de la vie !
